Comienza un año nuevo de clases: nuevos amigos, profesores exigentes, madrugadas en vela, café y – sobretodo – reuniones de trabajo. No niego que juntar a tu grupo de amigos en un lugar ajeno al salón y pasar el rato intercalando entre la chacota y el deber es parte de la vida social de todo estudiante, pero de la mano de herramientas online, los trabajos en grupo han cogido otro ritmo y casi nunca se requiere compartir espacios físicos para que el equipo termine una asignación. Esa idea de “reu en la casa de Lucho para el trabajo de Mate” comienza a caer en desuso.Un ejemplo: siete alumnos deben armar una exposición. Luego de intercambiar contactos, los miembros reciben una notificación de Google Calendar al celular para una reunión online a las 7 de la noche en un grupo secreto de Facebook, que ya cuenta en el muro con la presentación en PPT del profesor. Antes de la reunión, han ido copiando links a Evernote y confeccionan un documento en Office Web Apps para ordenar la información. Luego de algunas sesiones, arman una presentación en Prezi con fotos y videos, envían el link al profesor y a otros compañeros de la clase antes de la exposición antes de la sustentación. Los miembros nunca se vieron las caras, pero lograron armar un trabajo completo usando herramientas como las que detalla este artículo.
Lo fantástico de Facebook es que ya conocemos la plataforma. Basta que todos tengan una cuenta y el espacio de trabajo queda listo. Hay varias características que Facebook otorga para darle un uso más académico:
Grupos cerrados o secretos. Al crear un grupo, Facebook permite un ajuste a la privacidad del mismo. En “cerrado”, otras personas pueden ver los integrantes pero deben solicitar al administrador el ingreso para ver las publicaciones. Lo mejor es armar un grupo “secreto” para que sólo los miembros del equipo tengan interacción allí. Nadie puede ver los integrantes ni el timeline.
Adjuntar un archivo en el mensaje. Para enviar cualquier tipo de archivo, Facebook ha colocado la opción de adjuntar archivos y fotos en el mensaje. Funciona como un correo electrónico cualquiera para el intercambio de documentos de Word o Excel, audios, ppts o “x” file que desees.
Usar correo @facebook.com. Simplemente se añade el “nickname” que tenemos en Facebook (en mi caso, por ejemplo, es “jevedel”) y le adjuntamos la extensión @facebook.com para poder usar nuestro INBOX con correos externos, a los que podremos contestar y adjuntar archivos como un email convencional.
NUBE VERSATIL
Usar un USB como única garantía de traslado de la información conlleva a lamentaciones futuras producidas por un olvido involuntario, un robo, un golpe, un poco de agua o un perro enceguecido por el hambre. Servicios como DropBox, Box, Google Drive, iCloud, SkyDrive y otros tantos ofrecen alojamiento gratuito de diferentes capacidades y con herramientas de fácil uso.
Si lo que buscas es que todos tengan una copia y puedan ir agregando información y ordenando los contenidos de manera progresiva, casi los servicios tienen una opción de revisar las versiones anteriores del documento.
NOTAS Y TAREAS
Los apuntes, las listas de pendientes o las ideas sueltas son parte del trabajo de grupo. Organizar notas, añadidos, gráficos e información entrante es mejor gestionado con varias herramientas que deben ser parte del repertorio del grupo.
Delegar responsabilidades y fechas límite. Una manera sencilla es usar Wunderlist, un gestor de tareas que permite ordenar nuestros pendientes. Puedes abrir una lista con el nombre del trabajo, generar una lista de actividades para todo el grupo y compartirla vía correo electrónico o contacto de Facebook. Cuando hayas realizado la tarea que se te pide, podrás darle check y la cuenta se sincroniza entre todos para mostrar que ya hiciste tu parte. Podrás enviar nuevas tareas, priorizar actividades por fecha límite, determinar responsables o ver el cumplimiento de cada etapa desde esta herramienta, compatible con Windows, Mac OS, Linux, web, iOS y Android.
Recolectar información. Para tomar nota de un artículo web, la libreta de apuntes virtuales más efectiva es Evernote, que captura el sitio y hace una copia en tu cuenta, ya sea el cuerpo del texto o todo el site. Para facilitar las cosas, pues usar en Chrome la extensión Evernote Web Clipper que, sin necesidad de abrir el programa, captura automáticamente la porción de web que necesitamos, sea una frase o todo el texto. Además te permite etiquetar el documento, colocarlo en una libreta y compartir ese conjunto de recortes a tus contactos en redes o de correo.
ARMAR EL TRABAJO
Una ventaja diferencial sobre el común de las opciones es el trabajo colaborativo en reuniones online, en donde todos están conectados y pueden añadir contenido en ese mismo momento y que todos puedan interactuar sobre los cambios y modificarlos. Para esto, Google y Microsoft tienen versiones web de suites ofimáticas.
Por un lado, Google gestiona mejor el flujo del trabajo desde Gmail – recibes un archivo en .doc o .xls y desde el correo puedes guardar una copia en Drive y abrirla en Docs - y las anexa a otras plataformas complementarias de la misma franquicia – como Calendar, Google+, YouTube, Maps y otras -, incrementando la gama de herramientas de trabajo. La única desventaja que encuentro en este sistema es el asunto de compatibilidad. Por ejemplo, si hacen un ppt en Office y lo suben a Docs para usarlo, se pierden varias propiedades gráficas – como transiciones o tipos de letra – y la calidad visual no es la mejor.
En el caso de Microsoft, la suite Office Web Apps emula perfectamente la clásica versión offline y cuenta con herramientas colaborativas, además de cuidar la parte gráfica de manera notable. Ahora con Windows 8, la migración a la nube es algo más natural, pero aún falta sacarle provecho a Bing como abastecedor de data, algo que Google y sus servicios implementa mejor.
DIAPOSITIVAS
Si quieres impactar con una herramienta diferente a un PowerPoint, prueba Prezi. A diferencia de un ppt, Prezi dinamiza los contenidos a través del “zoom” o acercamiento de impacto, a diferencia de otros modelos que usan transiciones entre slides. Puedes añadir videos de YouTube, tablas, fotos, texto, PNGs y hasta presentaciones de PowerPoint completas para mostrarlas desde otra perspectiva. En vez de pasar de página, Prezi usa una página completa y apunta en lugares específicos. Al ser online, puedes repartir el link en el grupo para realizar una edición colaborativa y, al tener un producto final, reenviarlo al profesor o al resto de la clase.
“ON THE GO”
La gracia del trabajo online es que todo el mundo tenga acceso a lo que se viene desarrollando desde cualquier lugar. Por eso, es bueno siempre buscar opciones compatibles con todo el grupo. Propón herramientas a las que puedan acceder todos, sean gratis o de bajo costo. Trata que los servicios que uses sean multiplataforma, pues no todos tienen un Smartphone o un Tablet y sólo pueden acceder a lo trabajado desde la web en su casa o el campus.
Busca estandarizar con el grupo un estilo de trabajo solvente y que otorgue buenos resultados. La implementación de mejoras se dará con la práctica y la paciencia de todos, proyectando un modelo eficaz para todos los cursos. Al final, para lo único que se reunirán será para celebrar una buena nota.
